Privacy Policy

Traveldocs

U leest op dit moment de privacyverklaring van Traveldocs. De website www.partner.visum-legalisatie.nl is eigendom van Traveldocs B.V. Om verschillende redenen kunnen wij jouw gegevens verzamelen. Wij vinden het belangrijk dat je weet wat wij daarmee doen en hoe u uw wensen rondom uw gegevens kan aangeven. Mocht u met ons contact willen hebben omtrent het gebruik van uw gegevens dan kunt u ons bereiken via info@visa4travel.be

Traveldocs
Siriusdreef 17
2132 WT Hoofddorp

+31 (0) 85 – 021 81 80
KvK: 71031421

Persoonsgegevens die wij verwerken

Traveldocs verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons hebt verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken; afhankelijk van de actie die je onderneemt:

Traveldocs verwerkt mogelijk Persoonsgegevens van u in de volgende situaties:

U bent Klant van Traveldocs;
U bent prospect van Traveldocs;
U bent distributeur van Traveldocs;
U bent een leverancier van producten of diensten aan Traveldocs.

De Persoonsgegevens die Traveldocs van u verwerkt bij het invullen van het aanvraagformulier voor een Reistoestemming zijn:

Uw voor- en achternaam;
Uw adresgegevens;
Uw geslacht;
Uw geboortedatum;
Uw geboorteplaats;
Uw e-mailadres;
Uw (mobiele) telefoonnummer;

De verdere Persoonsgegevens die Traveldocs van u verwerkt bij het invullen van het aanvraagformulier voor een Reistoestemming zijn:

Uw IP-adres;
Uw order-ID;
Uw huwelijkse staat;
De NAW, nationaliteit, geboorteplaats, geboorteland van uw partner;
De NAW, nationaliteit, geboorteplaats, geboorteland van uw moeder;
De NAW, nationaliteit, geboorteplaats, geboorteland van uw vader;
Uw reisplannen;
De NAW-gegevens van uw noodcontact;
Gerelateerd aan uw werk of opleiding;
Overige contactgegevens;
De bijzondere of gevoelige Persoonsgegevens die Traveldocs van u verwerkt bij het invullen van het aanvraagformulier voor een Reistoestemming zijn:
Uw paspoort(nummer);
Uw ID-kaart(nummer);
Uw bankrekeningnummer;
Uw Burgerservicenummer (“BSN”);
Uw pasfoto;
Uw nationaliteit;
Uw etnische afkomst;
Uw politieke opvattingen;
Uw religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen;
Uw lidmaatschap van een vakbond;
Uw genetische gegevens;
Uw biometrische gegevens;
Uw gegevens over gezondheid;

Verdere Persoonsgegevens bijvoorbeeld zoals met het oog op de unieke identificatie van een natuurlijk persoon afhankelijk van de aard van de relatie die Traveldocs met u heeft.

Naast deze Persoonsgegevens is het mogelijk dat u in uw contact met ons nog verdere Persoonsgegevens aan ons verstrekt. Het gaat om de volgende categorieën van Persoonsgegevens:

De Persoonsgegevens die u aan Traveldocs verstrekt in de loop van de diensten die wij voor u verrichten, zoals maar niet beperkt tot de informatie welke verstrekt wordt aan het Traveldocs supportcenter en de (bijzondere) Persoonsgegevens die nodig zijn om een Reistoestemming van een Klant aan te vragen bij de verschillende immigratiediensten;
De Persoonsgegevens die Traveldocs verkrijgt door uw gebruik van onze Website, contact met ons zoekt of anderszins met ons communiceert, al dan niet namens een onderneming of namens iemand anders.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Dropjob verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen en aan de hand van de grondslag ‘toestemming’:

Om je te kunnen bellen of e-mailen als je hiervoor het contactformulier hebt ingevuld
Om je te kunnen bellen of e-mailen als je hiervoor het offerteformulier hebt ingevuld.
Een abonnement op onze nieuwsbrief: als je jezelf hiervoor hebt aangemeld via de website
Om Traveldocs in staat te stellen de overeenkomst met u, uw werkgever of uw opdrachtgever uit te voeren, zoals bepaald in, maar niet beperkt tot de overeenkomst tot het leveren van een geldige Reistoestemming voor een land.
Om Traveldocs in staat te stellen om u te identificeren via de Website om de Reistoestemming te kunnen leveren;

Om Traveldocs in staat te stellen om het als commerciële onderneming mogelijk te maken om in derde landen bij de immigratiediensten met Persoonsgegevens een Reistoestemming aan te vragen;
Om Traveldocs in staat te stellen om u op de hoogte te houden van de status van uw aanvraag van een Reistoestemming, alsmede om u op de hoogte te houden van de ingangsdatum, verloopdatum en tussentijdse wijzigingen in de geldigheid van uw Reistoestemming, alsmede om mededelingen door te geven van en over uw eigen overheid en de overheid van het land dat u gaat bezoeken omtrent het maken van een veilige reis en het voldoen aan de regelgeving van deze overheden.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens

Traveldocs bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën van) persoonsgegevens:

De gegevens die wij verzamelen door middel van Cookies (zoals Google Analytics) bewaren wij 26 maanden. Met deze gegevens kunnen wij jouw ervaringen op onze website optimaliseren en jouw voorkeuren bijhouden.
Persoonsgegevens van (personen werkzaam bij) klanten en leveranciers: 2 jaar na het einde van de laatste overeenkomst met Traveldocs;
Persoonsgegevens van (personen werkzaam bij) prospects: 2 jaar na het laatste contact met Traveldocs;
Persoonsgegevens verstrekt via het contactformulier op onze Website of anderszins vrijwillig aan Traveldocs verstrekt: 1 jaar na het laatste contact met u.

Ontvangers en doorgifte

Traveldocs geeft Persoonsgegevens door aan derde partijen, zogenaamde ‘ontvangers’, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden die in dit Beleid zijn genoemd. De (categorieën van) mogelijke ontvangers van de Persoonsgegevens zijn:

De verschillende immigratiediensten buiten of mogelijk binnen de EER;
Het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken;
Onze zakelijke relaties, klanten en (cloud)leveranciers, ten behoeve van de uitvoering van een overeenkomst met Traveldocs of in het kader van onze normale bedrijfsvoering met u, uw opdrachtgever of uw werkgever;
Onze auditors, juridische adviseurs en andere adviseurs;
Ten aanzien van onze Website: aanbieders van tools om het gebruik van onze Website te analyseren, e.e.a. onder de voorwaarden zoals opgenomen in onze cookie policy (zie hieronder deel II Cookiepolicy);
Mogelijke overige ontvangers waar u expliciet of impliciet mee akkoord gaat in de uitvoering van de diensten van Traveldocs voor u of de onderneming waar u voor werkt.

Internationale doorgifte

Traveldocs geeft Persoonsgegevens door aan derde landen of internationale organisaties buiten de Europese Economische Ruimte.

Bij een doorgifte van Persoonsgegevens zal Traveldocs er te allen tijden voor zorgen dat er passende waarborgen zijn voor de bescherming van Persoonsgegevens.
Mocht Traveldocs op enige andere wijze Persoonsgegevens doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte aan een derde land of een internationale organisaties, dan zal Traveldocs vaststellen of sprake is van een adequaatheidsbesluit in de zin van de AVG, en indien een dergelijk besluit er niet is, zal alleen sprake zijn van een doorgifte van Persoonsgegevens indien er passende en geschikte waarborgen zijn genomen, zoals het overeenkomen van een standaard EU Model Contract met de internationale organisatie.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser op jouw computer, tablet of smartphone. Traveldocs gebruikt functionele, analytische & voorkeur cookies. Deze cookies doen geen inbreuk op jouw privacy.

Functionele cookieszijn nodig om (delen) van de website goed te laten functioneren.
Analytische cookiesworden gebruikt om een beeld te krijgen van hoe de website wordt gebruikt, zodat wij de site (indien nodig) kunnen verbeteren en beter kunnen laten aansluiten op jouw behoeften. Wij gebruiken hiervoor Google Analytics. Google houdt bij hoe je de website gebruikt en stelt rapporten op over de websiteactiviteit. Google mag deze informatie aan derden verschaffen als Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of als deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal jouw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. Door gebruik te maken van onze website, geef je toestemming voor het verwerken van de informatie door Google Analytics. De gegevens in/van Google Analytics worden 26 maanden bewaard.
Voorkeur cookieshelpen jouw voorkeursinstellingen (zoals voorkeurstaal) te onthouden.

Via de instellingen van je internetbrowser kunt je cookies (automatisch laten) verwijderen of zo instellen dat je helemaal geen cookies wilt accepteren.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om de eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Traveldocs bezwaar te maken; Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van je hebben in een computerbestand naar jou of een andere (evt. door jou genoemde) organisatie te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie en/of verwijdering inzake gegevensoverdracht van jouw persoonsgegevens indienen. Een verzoek tot intrekking van jouw toestemming of een bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je richten aan info@visa4travel.be. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is ingediend, vragen wij je om een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Je kunt op deze kopie jouw pasfoto, de MRZ (machine readable zone (de strook met nummers onderaan het paspoort)), jouw paspoort- en Burgerservicenummer (BSN) zwartmaken om je privacy te beschermen. Traveldocs reageert zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek. Traveldocs wijst je er verder op dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Traveldocs neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of als je aanwijzingen van misbruik bemerkt, neem dan contact op met info@visa4travel.be.

Wij hebben de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:

De anonimisering en versleuteling van Persoonsgegevens.
Servers en apparaten van onze medewerkers zijn uitgerust met actuele beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
Wij versturen jouw gegevens alleen via beveiligde internetverbindingen (SSL). Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje.
Diverse overige beveiligingsmaatregelen die we vanwege veiligheidsoverwegingen niet delen met derden.

Wijzigingen in het privacy- en cookiebeleid

Het is niet ondenkbaar dat ons privacy- en cookiebeleid in de nabije toekomst wordt uitgebreid of gewijzigd. Wij raden je dan ook aan om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn doorgevoerd. Als deze wijzigingen zeer ingrijpend van aard zijn, zullen wij ervoor zorgen dat ze op een duidelijke en opvallende manier gecommuniceerd worden. [Versie 2.0 – Mei 2020]